專案管理軟體推薦 – Todoist 快速掌握多專案的進度、多人協作管理待辦事項

內容目錄

專案管理軟體是執行多專案管理工作的重要工具之一，如果沒有使用適當的專案管理軟體協助，很容易變成每天一上班就被各方來的訊息轟炸，要知道每個人對於工作事件的的記憶性與專注力有限，因此很可能會發生以下狀況：

「客戶昨天LINE問的問題因為訊息被洗掉結果沒回到。」

「工程師有敲我說東西好了，但當下沒辦法處理，等前一個待辦忙完也忘記看了進度一直卡在PM手上。」

因此，快速掌握目前專案進度落（卡）在誰的手上是非常重要的事情，唯有找出問題癥結點，並綜合每一次專案執行過程的中斷原因，才能更好避免同樣的狀況不會一直重複發生。

在這篇文章中，將會介紹如何透過 Todoist 這個軟體，在多專案執行的情況下，解決以下的需求：

(1) 迅速了解各個專案執行的階段
(2) 快速新增待辦並且做條理分明的的事前規劃、事中管理、事後整合
(3) 讓所有專案共同參與人員在執行本務工作時，也能同步知道目前待處理事項

Todoist 這套軟體的 UI 介面是採用直覺式的設計，上手相當容易，因此本篇文章不會針對操作的細枝末節做 step by Step 的教學，而是會針對新增專案與變更專案狀態等進階操作的方式做說明，並分享我是怎麼使用這個軟體管理多個專案的。

備註：以下操作用的都是免費版的功能，也可自己評估下圖功能是否有自己需要的再升級付費版本。

共同執行專案操作流程

第一步：安裝好軟體Todoist，從Sidebar添加項目，下載好軟體打開後初始畫面會有引導的教學步驟，有空可以跟著文字教學操作，這邊會直接從實際安排工作介紹會使用到的功能。

第二步：新增一個好辨識的名稱，添加收藏先不用設定，排版方式選擇看板，列表是將任務直線往下，較不適合後續要介紹的操作方式。

第三步：依任務會經手的人，添加板塊。

紅框處就是這個步驟設定板塊名稱，這邊會以處理的階段做區分。
1.板安排方式：客戶端 <–> PM <–> 內部（設計、工程師）
2.任務命名規則：這邊會以固定格式做建議，專案名稱-版本階段-狀態說明
這樣也可以達成我們的第一個目的：迅速了解各個專案執行的階段。

第四步：收到交辦訊息，先更改任務所在階段移到自己身上，後續只要客戶回覆或是內部人員告訴你：「好囉！」，如果當下你忙到一個爆炸，就可先把待辦拖曳到專案管理（PM）的階段，等有空的時候就著手依序一個一個處理下去，這也能達成我們的第二個目的，迅速新增待辦並有條理的管理。

這邊跟一般待辦操作方式比較不一樣，因為專案的狀態會一直改變，我們並不會直接把任務勾掉，會是直接更改狀態說明。

第五步：資料都準備好之後，Todoist協作這邊開。

在你的任務頁面右上角點選加好友icon就能選擇用email或從其他任務頁面中原本有的協作者中設定到這個任務中了。

專案管理的基本思維 – 3個步驟幫助快速建立工作安排優先順序的判斷力
https://www.design-hu.com.tw/wordpress/wordpress-tools/project-management.html
Gitmind免費線上工具介紹：心智圖，流程圖，魚骨圖，線上討論
https://www.design-hu.com.tw/webmaster-tools/gitmind-mind-map-tool.html

今天的教學到這裡告一段落了，不要忘記點擊 訂閱鵠學苑電子報 ，確保收到最新 WordPress 教學文章，如果有 網頁設計 相關需求，或者想了解最新網站知識，也可以到 鵠崙設計 做線上免費諮詢喔！我們下次的教學見～

我們是由一群熱愛 WordPress 網站架設的同好所組成的團隊，希望可以將這套頂尖的 CMS 管理系統推廣給想要架站的朋友們，並且能夠在過程中互相交流心得，讓網站架設過程變得更有效率！

立即訂閱鵠崙設計(鵠學苑)！我們將不定期發送架站教學文章、最新網站版型介紹以及網頁設計最優惠價格！